Pracownik w ramach wyjazdu szkoleniowego spełniającego kryteria podróży służbowej miał zapewniony lunch w porze obiadowej. Po powrocie złożył oświadczenie, że w ramach lunchu podawana była wyłącznie kawa i herbata oraz kanapki. Tego rodzaju posiłek należałoby potraktować bardziej jako przekąski niż pełnowartościowy obiad i dlatego nie powinien on wpłynąć na wysokość diety. W przypadku wyjazdu poza granice Polski pracodawca jest zobowiązany do wypłaty zaliczki nawet bez wniosku pracownika. Wskazuje na to zawarte w przepisach określenie „pracownik otrzymuje zaliczkę” (§ 20 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych).

3. Noclegi

• Jeżeli dla realizacji zadania służbowego niezbędne jest opłacenie przewozu np.
• Jeśli koszt faktyczny paliwa przekroczy ustaloną kilometrówkę, to wtedy pracownik ma prawo do zwrotu różnicy między tymi kosztami.
• Dieta krajowa jest obniżana procentowo w zależności od rodzaju posiłku zapewnianego pracownikowi w podróży służbowej.
• Ponieważ przekroczenie limitu noclegowego musi być uzasadnione, powinno być zawsze powiązane z pisemnym podaniem takiej argumentacji.
• Pracownik jedzie na targi turystyczne, aby ocenić sposób i działania podejmowane przez inne regiony w celach promocyjnych turystyki.

Zleceniodawca powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki związane z należytym wykonaniem zlecenia (art. 742 Kodeksu cywilnego). Zasady związane z kwestią zwrotów określonych kosztów dla zleceniobiorcy powinny być doprecyzowane w treści umowy zlecenia, co pozwala przede wszystkim uniknąć możliwych sporów i nieporozumień między stronami stosunku cywilnoprawnego. Jeżeli pracownik z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł wrócić z delegacji w planowanym terminie i doszło do jej przedłużenia, powinien niezwłocznie powiadomić o tym fakcie pracodawcę, nie podejmując bez uzgodnienia z nim żadnych działań, takich jak np. Samodzielna decyzja o powrocie innym środkiem transportu czy skorzystanie z alternatywnego połączenia lotniczego. Zawsze bowiem do pracodawcy należy decyzja o wyborze środka transportu. Opłatę za przesyłkę lub przewiezienie niezbędnych dla pracownika materiałów służbowych, ściśle powiązanych z realizacją celu wyjazdu.

Czas pracy w podróży służbowej

Odbywanie podróży w ten sposób może spowodować, że pracodawca nie będzie musiał zapewniać pracownikowi dodatkowego wolnego dnia. Przepisy prawa pracy nie określają bezpośrednio maksymalnego czasu trwania delegacji. Powszechnie przyjmuje się jednak, że wyjazd w delegację stanowi wyjątkowe i incydentalne zjawisko wśród pracowniczych obowiązków. Jest zatem pewnym odstępstwem od zobowiązania pracownika do świadczenia pracy w określonym miejscu, a jako odstępstwo nie może trwać zbyt długo. W praktyce przez analogię przyjmuje się, że delegacja może trwać maksymalnie 3 miesiące (art. 42 § 4 k.p. – przepis ten dotyczy możliwości czasowego powierzenia innej pracy niż wynikająca z umowy o pracę, a nie tej samej pracy, ale w innym miejscu). Co prawda dyskusyjne jest bezpośrednie zastosowanie tego przepisu do podróży służbowych, ale wynika z niego, jaką ustawodawca dopuszcza długość odstępstwa od ustalonych w umowie zasad.

W podstawie tej nie uwzględnia się wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków. Oskładkowaniu nie podlegają również przychody wymienione w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Rozporządzenie to wyłącza z podstawy wymiaru składek ZUS m.in. Dzięki wprowadzeniu powyższych regulacji kierowcy wykonujący przewozy w ramach międzynarodowych przewozów drogowych mogą skorzystać z ograniczeń w zakresie opodatkowania i oskładkowania ich dochodu z tego tytułu. Jednak z tym zastrzeżeniem, że ustalony w ten sposób miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

Połączenie podróży służbowej z pobytem prywatnym

Wspomniana nowelizacja zlikwidowała możliwość wykonywania zadań służbowych przez kierowców w międzynarodowych przewozach drogowych w ramach podróży służbowej. Przepis art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców wprost określa, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej. Z rozporządzenia o podróżach służbowych wynika, że podróżą jest również wykonywanie zadania w miejscowości zamieszkania pracownika, jeżeli nie pokrywa się ona z miejscem jego pracy.

Jeżeli w umowie o pracę jako miejsce pracy wskazana jest jedynie miejscowość, to pracodawca może wyznaczać czasowo różne punkty świadczenia pracy przez pracownika na terenie tej miejscowości poleceniem służbowym. Oczywiście, obliczenie czasu trwania podróży służbowej i związanych z nią obowiązków nie zawsze jest proste i oczywiste hotel w centrum i w wielu sytuacjach może wymagać głębszej analizy. W takich przypadkach zachęcamy do skorzystania z naszego profesjonalnego wsparcia.

Rzeczywiste koszty poniesione na zakup paliwa pracownik dokumentuje oświadczeniem o wielkości zużycia paliwa na 100 km pojazdu wykorzystywanego w delegacji, o którym mowa w § 2. Pracodawca ma prawo do weryfikacji prawdziwości złożonego oświadczenia. Jeżeli jednak pracownik pracuje stale w jednym z punktów, a jedynie wyjątkowo, w razie konieczności, świadczyć ma pracę w innym z nich, to w takich przypadkach ustalenia umowy powinny odnosić się do stałego, zwykłego miejsca, w jakim pracuje ta osoba. Pracodawca wskazuje, kiedy pracownik ma się udać w podróż i kiedy z niej powrócić. Nie należy przy tym ograniczać się jedynie do dat, ale też określić godziny podróży. (…) postawienie pracownikowi zarzutu odmowy wykonania polecenia wydanego przez pracodawcę wymaga ustalenia, jaka była treść tego polecenia, czy dotyczyło ono wykonywanej pracy i w jakich okolicznościach zostało wydane (…).

Miejscowością, w której pracodawca prowadzi działalność, jest nie tylko ta, w której znajduje się jego siedziba. Miejscowość, w której pracodawca ma co najmniej zorganizowane pewne zaplecze prowadzonej działalności (magazyny, bazę postojową pojazdów), oddział, filię czy wydział zamiejscowy. Kodeks pracy i rozporządzenie o podróżach służbowych nie wymagają, aby polecenie wyjazdu służbowego miało formę pisemną. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może ograniczyć się w tym zakresie do ustnego polecenia.